El adulto mayor se acerca a la alcaldía de su municipio con su cédula de ciudadanía en físico.
En la mayoría de los entes territoriales el trámite se realiza en la Oficina de Atención al Adulto Mayor. En Bogotá se adelanta en las Subdirecciones Locales de la Secretaría de Integración Social, antiguos COL.
La persona responsable del trámite en la alcaldía municipal o distrital verifica el cumplimiento de los requisitos revisando su cédula de ciudadanía en físico y diligenciando la inscripción en el Sistema de Información de Colombia Mayor.
Posteriormente a través del cruce con bases de datos externas se verifica y valida que el ciudadano inscrito no reciba pensión alguna o perciba renta.
A través del sistema se procesa la información de los potenciales beneficiarios a quienes se les aplican los criterios de priorización los cuales determinan el orden para asignar cupos una vez se tengan disponibles.
Los listados de priorización son indispensables debido a que cada municipio tiene un número de cupos establecidos para el programa; en la medida que estos se liberan, la asignación se realiza siguiendo en estricto orden los turnos asignados, los cuales pueden cambiar en cada ciclo dependiendo del ingreso de nuevos inscritos con mayor o menor nivel de priorización.